Tips voor debiteurenbeheer

Elk bedrijf heeft wel in meerdere of mindere mate te kampen met wanbetalers, maar wanneer deze zo talrijk worden dat u zelf in een lastig parket geraakt in financieel opzicht, is het tijd om stappen te ondernemen. U zou immers niet de eerste onderneming zijn die ernstige moeilijkheden ondervindt door zich opstapelende verschuldigde bedragen. Hieronder vindt u enkele handige tips en weetjes om te voorkomen dat uw onderneming in een onaangename positie komt te staan door slechte betalers!

Tip 1 voor debiteurenbeheer: voorkomen is beter dan genezen

  • Goede afspraken maken goede vrienden en dit geldt ook in het kader van debiteurenbeheer: spreek daarom steeds vooraf een betalingstermijn vast met uw klanten
  • Zorg dat de betalingstermijn steeds duidelijk vermeld staat op de facturen en eventueel ook in de algemene bedrijfsvoorwaarden
  • Zorg ervoor dat deze termijn niet te lang is (maximum een maand) en maak werk van een nauwkeurige en onmiddellijk opvolging wanneer deze overschreden wordt
  • Houd bij welke klanten u nog bedragen verschuldigd zijn en eis betaling voor een volgende dienst verleend wordt om opstapeling te vermijden
  • Nog een goede tip: laat facturatie niet te lang aanslepen: stel zo snel mogelijk de factuur voor verleende diensten of geleverde goederen op na de transactie.

Tip 2: een goed debiteurenbeheer reduceert het aantal wanbetalers tot een minimum

  • Bekijk op voorhand de financiële positie en reputatie van uw klant (informeren bij collega’s of Handelsregister)
  • Blijven de betalingen nog steeds uit, dan kunt u aanmaningen beginnen sturen (zorg ervoor dat u bewijs hebt van deze verzendingen door bv. te werken met aangetekende brieven en ontvangstbevestiging via mail)
  • Wanneer betaling uitblijft na d aanmaningen kunt u contact opnemen met een externe persoon voor debiteurenbeheer
  • Bekijk eerst of de samenwerking met een incassobureau niets voor u is voor u het grof geschut in de vorm van een deurwaarder op uw klant afstuurt (dit kan schadelijk zijn voor de verstandhouding met uw klant en u een slechte reputatie opleveren.

Tip 3: ondersteun uw debiteurenbeheer met deze stappen

U kunt uw klanten ook dwingen om tot betaling over te gaan door u te beroepen op het eigendomsvoorbehoud en/of het recht van reclame, die voorschrijven dat u wettelijke eigenaar blijft van een geleverd product totdat de rekening vereffend is en dat u wettelijk gemachtigd bent om de geleverde goederen of het resultaat van de bewezen diensten (indien mogelijk) kunt terugvorderen indien betaling uitblijft.